Activitatea Bibliotecii "V.A. Urechia" în anul 1998 a continuat o linie ascendentă, remarcată în perioada de după 1989. Unele specte ale acestei creşteri sunt vizibile pentru toţi fie că sunt bibliotecari fie utilizatori; ne referim în special la numărul persoanelor care solicită serviciile bibliotecii, mai ales la prezenţa zilnică a acestora în număr din ce în ce mai mare, făcând neîncăpătoare sălile de lectură ca şi celelalte spaţii destinate publicului.

Cauzele creşterii solicitărilor credem că sunt aceleaşi ca şi în anii precedenţi, cu menţiunea că unele din aceste cauze s-au potenţat în timp. Astfel, preţul cărţilor şi publicaţiilor periodice devine din ce în ce mai prohibitiv, iar nevoia de informare şi documentare este într-o continuă creştere, mai ales pentru categoriile de utilizatori elevi şi studenţi, cărora nu li se oferă condiţii mai bune de studiu şi lectură, ca cele pe care le are Biblioteca "V.A. Urechia".

În cele ce urmează vom prezenta succint principalele activităţi şi indicatori de performanţă obţinuţi pe baza activităţii bibliotecii în anul 1998.

Activitatea din compartimentul Achiziţii-Completare a făcut ca în colecţiile bibliotecii să fie adăugate în anul 1998 şi puse la dispoziţia utilizatorilor 14.170 unităţi bibliografice, din care 12.367 sunt monografii, iar restul sunt periodice, documente audio-video şi alte tipuri de documente de bibliotecă. Din cele 14.170 unităţi bibliografice, aproximativ jumătate (7.042) sunt lucrări beletristice, iar celelalte reprezintă alte domenii ale cunoaşterii (tehnică, artă, ştiinţe sociale, ştiinţe exacte, filosofie etc.). Această structură a documentelor nou achiziţionate corespunde şi cu ponderea pe care o au diversele genuri de literatură în lectura cititorilor noştri. În privinţa numărului documentelor achiziţionate, am realizat ceea ce ne-am propus (12.000-13.000).

Am constatat însă faptul că solicitările sunt mult mai mari şi nu putem rezolva o bună parte din cererile la care este supusă biblioteca, fie că ne lipsesc unele titluri, deşi am achiziţionat peste 4.400, fie că nu avem suficiente exemplare dintr-un titlu, deşi media pe titlu este de aproape trei.

La acest capitol trbuie să menţionăm că procesul de completare a devenit mai complex decât era în anii precedenţi datorită diversificării şi creşterii numărului producătorilor de carte; selecţia este din ce în ce mai greu de făcut, multe edituri oferă lucrări asemănătoare, mai ales la capitolul bibliografie şcolară.

Sursele consultate de noi în anul parcurs au însumat 5.290 titluri carte, din care, în aceeaşi peioadă au fost achiziţionate 4.051 titluri, ceea ce reprezintă 77%. Baza de date care consemnează precomenzile a fost într-o pemanentă mişcare, aici adăugându-se aproape zilnic noi elemente, în special după achiziţionare (numărul de exemplare, repartiţie pe secţii, elemente de identificare a documentelor de achiziţie şi plată).

În ceea ce priveşte completarea colecţiilor celorlalte biblioteci publice din judeţ, pentru 1998, situaţia o putem considera încă acceptabilă deoarece au primit câteva cărţi - 139 volume pentru bibliotecile comunale şi aproximativ 300 volume pentru fiecare bibliotecă orăşenească. Valoarea cărţilor achiziţionate centralizat pentru judeţ se ridică la aproape 96 milioane lei, ceea ce este puţin pentru această reţea care serveşte aproximativ 300.000 de oameni.

Dotarea centralizată cu documente de bibliotecă a bibliotecilor din judeţ s-a desfăşurat numai în prima parte a anului trecut, dificultăţile financiare nepermiţând continuarea procesului în tot cursul anului. Nici lucrările repartizate de Minsterul Culturii din achiziţii centralizate n-au îmbunătăţit substanţial situaţia, deoarece foarte puţine titluri existau în numărul de exemplare care să ajungă pentru toate bibliotecile.

Informarea utilizatorilor prin periodice şi seriale s-a realizat asigurîndu-se 112 abonamente la principalele publicaţii româneşti, atât cu caracter de informare generală, cât şi de profil, conform cerinţelor principalilor beneficiari ai bibliotecii.

Nu a crescut, ca pondere, numărul documentelor pe suport modern achiziţionate în 1998. Din această categorie de documente s-au achiziţionat 416 unităţi, din care cele mai numeroase sunt CD-urile (186) şi casetele audio (164).

Situaţia nemulţumitoare se datorează faptului că piaţa acestor produse nu este încă structurată satisfăcător, iar resursele noastre financiare n-au permis mai mult.

La sfârşitul anului 1998 baza generală informaţională a bibliotecii număra 607.517 unităţi bibliografice, creşterea reală a acestei baze fiind mai mare faţă de 1997 cu 8.996 unităţi, numărul mai mic al creşterii, faţă de cel al achiziţiei, este determinat de eliminarea, tot în cursul anului, a 5.174 documente (piedute şi plătite de cititori sau casate). Documentele intrate în cursul anului au fost supuse procesului de prelucrare biblioteconomică şi predate secţiilor conform repartiţiei consemnate în listingul inventar şi fişa topografică. Aceste activităţi s-au realizat în cea mai mare parte utilizând programului integrat de aplicaţie TINLIB. Documentele audio-vizuale au fost luate în evidenţă şi în sistem clasic, operaţiunile respective fiind efectuate de personalul secţiei multimedia.

Compartimentul de Evidenţă, în afara operaţiunilor cunoscute, în 1998 a aplicat pe documentele achiziţionate şi etichete de cod de bare care permit identificarea lucrărilor cu echipamentele opto-electronice utilizate în preocesul de tranzacţionare a publicaţiilor între bibliotecă şi utilizator.

Amintim că în spatele tuturor cifrelor de activitate în domeniul evidenţei, nu prea numeroase, stau un mare număr de operaţiuni care fac posibil drumul documentului de la simpla menţionare a acestuia într-o listă de editor s-au difuzor, până la punerea lui la dispoziţia utilizatorului: verificarea integrităţii fiecărui document, confruntarea cu actele însoţitoare, aplicarea semnelor de proprietate - ştampilă, număr de inventar, etichetă de cod de bare - , iar pentru documentele care ies din evidenţe se execută de asemenea un mare număr de operaţiuni: verificarea cu registrul inventar a borderourilor şi, după aprobare, radierea din evidenţele individuale şi din cele contabile.

Tot în cadrul activităţii generale de evidenţă, intră şi operaţiunile de verificare a unor gestiuni, conform unor norme care stabilesc periodicitatea acestor verificări. În 1998 a fost efectuată verificarea gestionară a colecţiior depozitului general, operaţiune laborioasă, cu implicare a unui mare număr de oameni şi cu mult timp consumat, oamenii fiind luaţi şi din alte compartimente, în afara celui de la depozite şi de la sectorul evidenţă, compartimente direct implicate în această operaţiune.

Activitatea de catalogare, indexare a însemnat, ca în fiecare an, şi alte numeroase operaţiuni, în afara celor legate de documentele de bibliotecă achiziţionate sau prelucrate în această perioadă. Cataloagele, atât cele clasice, cât şi cel automatizat, suportă în permanenţă intervenţii care constau în: actualizări, corecturi, modificări, completări, extinderi, înlocuire de fişe şi de indicatoare uzate, adaptarea fişei tipărite, realizarea de fişe în compartimentul de automatizare şi intercalarea lor în cataloagele clasice. Toate acestea însumează mii de operaţiuni, numai fişele rezultate din multiplicare sunt în număr de peste 6.000, iar împreună cu cele primite de la Biblioteca Naţională sunt aproape 8.000.

Activitatea bibliografică în cursul anului 1998 s-a desfăşurat încă în manieră clasică, cu un număr de persoane redus, ceea ce a făcut ca şi programul de activitate să nu se realizeze în totalitate.

Informaţiile pentru anuarul 1998 însumează 3.217 fişe, realizate din consultarea zilnică a celor 128 publicaţii periodice, precum şi a celorlalte documente de bibliotecă achiziţionate în cursul anului.

Au fost definitivate anuarele pe anii: 1979, 1980 şi 1992, iar cele ale anilor 1983, 1987, 1993, 1997 se află în diverse stadii de organizare, până la faza de a putea fi dactilografiate.

Tot în acest compartiment s-au realizat şi câteva bibliografii la cerere şi s-au adăugat noi nume la lista personalităţilor gălăţene şi noi date la cele existente despre personalităţile deja identificate.

Instrumentele de informare au fost întregite cu un fişier de tip arhivă în format digital, utilizabil pentru probleme legate de istoricul bibliotecii şi ale personalităţii fondatoare şi care va constitui principala sursă documentară pentru istoricul Bibliotecii "V.A. Urechia".

Compartimentul Colecţii speciale, Bibliofilie, care a lucrat cu un singur om, şi-a axat eforturile spre prelucrare, organizare şi conservare şi numai într-o mică măsură, pentru valorificare. S-au constituit dosare pentru arhivarea unor documente de tip arhivă, fie că sunt achiziţii mai recente, fie că sunt din perioade mai îndepărtate cum sunt cele legate de familia Schwarz sau acte de donaţie.

S-au întocmit proiecte de restaurare pentru lucrări de patrimoniu din sec. 17 şi 18, avându-se în vedere necesitatea intervenţiei impusă de starea de degradare a acestor lucrări, precum şi de posibilităţile noastre de intervenţie. Pentru protecţia documentelor originale s-au efectuat copii care să poată fi expuse, protejând astfel documentele originale. Pentru documentele prelucrate (arhivă, manuscrise, fotografii, hărţi ş.a.) s-au efectuat şi operaţiunile de catalogare, întocmindu-se aproape 2.000 fişe, corespunzătoare celor peste 400 titluri.

Valorificarea colecţiilor speciale a constat mai ales în prezentarea unora dintre lucrări în cadrul unor expoziţii cu subiect adecvat, cum a fost cea dedicată Basarabiei sau lucrărilor cu dedicaţii manuscrise.

Compartimentul Depozite generale are în cea mai mare parte o activitate consacrată în mod direct servirii utilizatorilor prin sălile de lectură, activitate care va fi prezentată la capitolul consacrat activităţii cu publicul. Acum vom prezenta câteva dintre celelalte activităţi, specifice depozitelor. În această categorie de activităţi, în 1998, s-a efectuat verificarea colecţiilor din depozitele generale. Activitatea va fi finalizată în anul 1999. Tot în perioada analizată s-au selectat şi îmborderat aproximativ 4.400 volume pentru filiala de la Cahul, s-au reorganizat depozitele colecţiilor speciale, extinzându-se spaţiul acordat acestor colecţii, ceea ce a necesitat mutarea câtorva mii de volume în alte încăperi. Au fost efectuate operaţiuni de mutare şi pentru extinderea spaţiilor destinate sălilor de lectură.

• - 29.242 utilizatori persoane fizice, în terminologia cea mai cunoscută - cititori
• - frecvenţa lor la bibliotecă însumează 234.223 sau după terminologie mai nouă vizite la bibliotecă, în semnificaţia acestui termen fiind incluse numai prezenţele abonaţilor pentru consultarea documentelor de bibliotecă,
• - numărul documentelor consultate în cursul anului este de 409.160.

Numărul utilizatorilor a crescut, comparativ cu anul precedent, de la 26.737 la 29.242, în procente cu 9,36%, a frecvenţei de la 229.965 la 234.223, în procente cu 1,85%, iar numărul documentelor consultate a scăzut de la 471.963 la 409.160, în procente cu 13,3%.

Un alt indicator important, care arată cel mai bine încărcătura de activitate cu publicul a bibliotecii este frecvenţa medie zilnică ponderată care, pentru 1998, a fost de 884,81 în creştere cu 12,8% faţă de 1997.

Vă vom prezenta alte câteva date, urmând ca o discuţie asupra lor să o facem avându-le în vedere pe toate.

Numărul de utilizatori a crescut, dar în cadrul structurii socio-profesionale sau de vârstă sunt şi segmente care evoluează negativ. Dintre utilizatori o creştere se constată la categoriile studenţi şi elevi precum şi la categoria fără ocupaţie, unde intră şi şomerii, iar scădere a numărului de utilizatori se constată la categoria muncitori, tehnicieni, maiştri. În procente categoria fără ocupaţie a crescut cu 47,5%, elevii şi studenţii cu 7,69%, iar categoria muncitori, tehnicieni, maiştri a scăzut cu 16,79%. După vârstă, singura categorie care este mai puţin reprezentată, faţă de anul precedent, este cea sub 14 ani care s-a diminuat de la 8.014 la 7.840, iar cea mai mare creştere 17.283 faţă de 14.729 se observă la cei cu vârsta cuprinsă între 15 - 25 de ani care de fapt reprezintă elevii de după gimnaziu şi studenţii. Creşterea numărului utilizatorilor şi scăderea, chiar dacă nu semnificativă, a populaţiei Galaţiului au dus la creşterea indicelui de atragere, care în 1998 a ajuns la 9,06, ceea ce înseamnă că aproape 1 din 10 locuitori ai municipiului Galaţi este cititorul Bibliotecii "V.A. Urechia".

Numărul cel mai mare de cititori înscrişi este la secţia Împrumut pentru adulţi - 19.599 -, urmată de secţia Împrumut penrtu copii cu 7.332 şi filială cu 2.324.

S-au eliberat în medie 1.397 documente pe zi, cu diferenţe mari între diverse perioade ale anului, cea mai intensă activitate remarcându-se în trimestrul patru, iar perioada cu cifrele cele mai mici este în lunile iulie şi august.

Fiecare utilizator a venit în medie de opt ori la bibliotecă în cursul anului şi a consultat în sală sau la domiciliu 14 documente de bibliotecă.

În privinţa conţinutului documentelor consultate, beletristica rămâne încă domeniul cel mai solicitat cu 39,7%, dar este de remarcat că domeniile non-beletristice ocupă celelalte 60 de procente.

După această scurtă prezentare a unor cifre care reflectă activitatea cu publicul să încercăm să găsim semnificaţiile şi explicaţiile lor.

Numărul mai mare al utilizatorilor este determinat de nevoile din ce în ce mai mari de studiu şi lectură ale cetăţenilor Galaţiului şi de răspunsul pozitiv pe care-l dă biblioteca acestor nevoi - documente actuale şi variate, riguros sistematizate, condiţii de lectură şi studiu.

Cei aproape 30.000 utilizatori sunt prezenţe constante şi nu întâmplătoare la bibliotecă. Susţinem această afirmaţie prin faptul că o medie de opt vizite anuale pentru fiecare înseamnă că opt luni a venit lunar la bibliotecă. Dacă nu ar fi fost perioada verificării depozitelor generale şi începutul anului cu cele peste două luni când a fost mult diminuată activitatea secţiilor cu public, determinată de introducerea automatizării, frecvenţa ar fi fost sensibil mai mare. Aceleaşi cauze explică şi numărul mai mic de documente consultate în anul 1998, la care se adaugă şi faptul că un număr de câteva luni nu am putut împrumuta la domiciliu decât două lucrări de persoană, deoarece majoritatea lucrărilor nu erau introduse în baza de date automatizată din care se făceau tranzacţiile.

Cea mai mare frecvenţă lunară s-a consemnat în lunile din trimestrul IV, când media a fost de peste 25.000/lună, ceea ce înseamnă o frecvenţă medie pe zi de peste 1.000 persoane şi nu este prea greu de apreciat ce consecinţe are asupra bibliotecii, în general, asupra oamenilor şi documentelor în special, fenomenul de presiune din partea utilizatorilor.

Biblioteca "V.A. Urechia" este cuprinsă în programul naţional de introducere şi experimentare a indicatorilor de performanţă, program intitulat PROBIP 2000, în cadrul căruia sunt urmăriţi şi alţi indicatori, în afara celor uzitaţi până acum. Aceşti indicatori pot fi analizaţi obiectiv în cadrul unor familii de biblioteci constituite pe baza unor caracteristici comune.

În cadrul acestor indicatori există şi unul care reprezintă încărcătura pe salariat cu documente oferite spre consultare utilizatorilor, indicator la care ne putem compara cu biblioteca judeţeană din Cluj şi cea din Iaşi, care fac parte din aceeaşi familie cu noi. La acest indicator bibliotecii noastre îi revine o încărcătură de 5.246 documente de bibliotecă pe salariat, iar media în cadrul familiei de care am amintit este de 9.110. Diferenţa, pentru biblioteca noastră, nu poate proveni decât din faptul că anul 1998 nu a fost pentru noi un an obişnuit, motivele precizându-se mai înainte. În afara cauzelor amintite, mai adăugăm încă alte două elemente care au permis celorlalte două biblioteci, din Iaşi şi Cluj, să aibă un număr mai mare de documente eliberate spre lectură: existenţa unui număr mai mare de elevi şi studenţi şi a mai multor filiale. Şi numărul de persoane sau utilizatori care frecventează zilnic biblioteca este mai mare decât la noi, deoarece existenţa mai multor spaţii permite o mai bună cuprindere, fiind cunoscut faptul că la Biblioteca "V.A. Urechia" sălile de lectură, ca şi spaţiile pentru pentru împrumut la domiciliu, sunt deseori neîncăpătoare, deşi numărul de ore de funcţionare pe săptămână este peste medie; la noi sunt 51 ore de funcţionare pe săptămână, iar media este de 49,43 ore.

Credem totuşi că analizele comparative vor putea fi foarte sigure abia după oarecare practică în timp a acestor indicatori, deoarece acum există diferenţe de interpretare a modului de calcul. Inexistenţa încă a unui sistem automatizat integrat, care să permită elaborarea rapoartelor statistice, nu dau cifrelor statistice o prea mare exactitate în cazul celorlalte biblioteci. Experienţa Bibliotecii "V.A. Urechia", singura de altfel în ţară, din rândul bibliotecilor publice, în raportarea automatizată, demonstrează că, în lipsa acestui sistem, sunt frecvente erorile în întocmirea rapoartelor statistice, în special datorită înregistrărilor multiple în secţii şi filiale şi care nu pot fi controlate în modul clasic de lucru.

Activitatea din compartimentele de relaţii cu publicul prezintă şi alte aspecte, în afara celor deja discutate, dar nu mai puţin importante. Am aminti aici sistemul automatizat de rezervare de carte, iniţierea şi ţinerea la zi a unor fişiere tematice pe probleme economice sau de critică şi teorie literară. Cu nesiguranţa, inerentă oricărui început, în 1998 s-a contorizat şi numărul de tranzacţii de referinţă oferite utilizatorilor în cadrul secţiilor care lucrează cu publicul, acestea reprezentând peste 140.000. Aproape jumătate din fondul de documente al secţiilor de împrumut la domiciliu a fost introdus în baza de date automatizată, proces care stă la baza gestiunii tranzacţiilor bibliotecă-utilizator-bibliotecă. Chiar dacă au apărut dificultăţi şi erori în această operaţiune, maniera adoptată de noi, introducerea documentului pe măsura solicitării, s-a dovedit viabilă, sistemul funcţionînd în condiţii bune.

Un volum mare de muncă a fost consacrat operaţiunilor de retragere a documentelor deteriorate şi trimise spre recondiţionare atelierului de legătorie sau spre casare, când nu mai puteau fi recondiţionate. Numărul documentelor cuprinse în acest proces depăşeşte cifra de 8.000, care înseamnă tot atâtea documente manipulate, verificate, operate în baza de date.

Şi în 1998 ne-am confruntat cu numeroase cazuri de întârziere a documentelor împrumutate, pentru astfel de situaţii întocmindu-se 7.233 procese verbale de avertisment şi 1.760 procese verbale de contravenţie. Acest fenomen a fost potenţat în a doua jumătate a anului, perioadă în care întrega activitate cu publicul a bibliotecii a fost mult intensificată. Pentru toate documentele de bibliotecă cuprinse în aceste procese verbale s-au făcut operaţiuni de actualizare a preţurilor, conform indicilor de inflaţie.

În ceea ce priveşte activitate de promovare a cărţii şi bibliotecii, s-a urmărit, atât promovarea bibliotecii şi colecţiilor sale, cât şi realizarea unei oferte care să se adreseze utilizatorilor, dar şi nonutilizatorilor bibliotecii. S-au organizat, în sensul celor amintite, 22 manifestări complexe la care au participat aproximativ 1.500 persoane. Printre manifestări amintim: "Zilele cărţii pentru copii", câteva lansări de carte - "Luceafărul" în limba engleză şi franceză, în traducerea lui D. Cuclin şi C. Frosin, "Dacic şi romanic" de I. Rusu, "Odiseea de uz intern" de V. Cilincă, expoziţii - Periodice existente în Biblioteca "V.A. Urechia", Carte cu dedicaţie autografă, Cartea de vacanţă 1998, Virtuozi ai muzicii clasice ş.a., unele organizate în colaborare cu Arhivele Statului din Galaţi. Mai amintim că activitatea bibliotecii sau relatări despre unele din acţiunile organizate au fost prezentate în publicaţiile periodice gălăţene sau în programele posturilor locale de radio şi televiziune.

În încheierea acestui capitol amintim şi de studiul început la finele anului, pentru evaluarea gradului de satisfacţie a utilizatorilor, prin efectuarea unui sondaj de opinie ce va fi definitivat în 1999.

• - introducerea în circuitul curent al activităţii din bibliotecă a modulelor de catalogare şi evidenţă din cadrul pachetului integrat TINLIB, în colaborare cu compartimentele specifice - catalogare, evidenţă - unde sunt utilizate;
• - introducerea modulului de circulaţie din cadrul pachetului integrat TINLIB, în colaborare cu personalul din compartimentele serviciului de Relaţii cu publicul (modulul rezolvând în sistem automatizat înscrierea cititorilor, gestiunea tranzacţiilor de împrumut a documentelor la domiciliu, statistica activităţii cu publicul, corespondenţa cu restanţierii);
• - darea în utilizare a modululelor OPAC, import - export, comunicaţii, administrare, arhivare şi rapoarte din cadrul pachetului integrat TINLIB.

Tot în anul 1998 s-a continuat dotarea cu echipamente care au făcut posibilă extinderea procesului de automatizare în cadrul serviciului de Relaţii cu publicul. Biblioteca, prin compartimentul de automatizare, a susţinut şi participarea la proiectul PROBIP 2000. Activitatea principală a reprezentat-o extragerea datelor obţinute pe baza chestionării bazelor de date de tranzacţii şi prelucrarea acestora cu ajutorul modulelor specializate din cadrul programului TINLIB. Participarea bibliotecii noastre la program este una specială, deoarece, spre deosebire de restul bibliotecilor implicate, instituţia noastră este singura bibliotecă din cadrul programului care poate oferi date obţinute în sistem automatizat.

Pentru susţinerea programului de automatizare - informatizare a bibliotecii s-au efectuat vizite de informare la Biblioteca Naţională şi la sediul firmei IME România, iar la noi au venit în vizită, cu acelaşi scop, bibliotecari de la Brăila, Buzău, Râmnicu Sărat, Tecuci, Focşani, Râmnicu Vâlcea, Braşov, Bălţi.

În tot cursul anului, împreună cu firma furnizoare a pachetului integrat de programe, s-au realizat, urmare solicitărilor concrete, modificări ale modulului de import-export şi a celui de rapoarte pentru realizarea automată a fişelor de catalog, registrului inventar, scrisori şi procese verbale, borderouri, rapoarte statistice referitoare la cititori şi documente împrumutate.

Personalul şi dotarea compartimentului asigură arhivarea pe trei suporţi distincţi a bazei de date, la intervale zilnice, săptămânale şi lunare.

În anul 1998 a fost posibilă conectarea la Internet, după obţinerea aprobărilor necesare, prin nodul de comunicaţii al Univesităţii "Dunărea de Jos". A existat însă o întrerupere de aproape şase luni, până la configurarea conexiunii, datorată deficienţelor în instalarea comunicaţiei pe linia dedicată, prilejuită de o reorganizare topografică a nodului principal din cadrul Universităţii, concretizată în mutarea într-o clădire nouă.

Compartimentul de automatizare a asigurat şi lucrările de redactare şi tehnoredactare, precum şi cele de multiplicare. În cadrul acestor activităţi s-au realizat cca. 5.000 fişe catalog, aproape 9.000 de scrisori şi procese vebale adresate cititorilor şi cîteva sute de alte documente utile bibliotecii (borderouri, formulare, registre inventar). S-au conceput şi confecţionat un număr de 33.000 permise pentru cititori şi 13.130 etichete de cod de bare pentru documentele intrate în colecţii în cursul anului. Pentru nevoile bibliotecii şi la solicitările utilizatorilor, s-au realizat peste 100.000 copii la copiator.

Activitatea de întreţinere a reţelei electrice a fost asigurată prin verificarea şi înlocuirea periodică a componentelor uzate (prize, întrerupătoare, becuri şi tuburi de iluminat), precum şi prin înlocuirea sau pozarea de noi cabluri, în special a nulului de protecţie. Secţia multimedia a solicitat mult personalul de întreţinere deoarece instalaţiile şi componentele sunt vechi, nu se găsesc piese de rezervă, iar utilizatorii, în special copiii, nu le mânuiesc cu suficientă grijă. Nu au existat evenimente deosebite în ceea ce priveşte funcţionarea reţelelor de date.

În privinţa activităţii de actualizare a colecţiilor am amintit încă de la început, când am prezentat câteva date asupra procesului de completare şi menţionăm şi acum că procesul a fost doar în parte realizat deoarece, în partea a doua a anului, nu am mai putut achiziţiona cărţi şi pentru bibliotecile publice din judeţ (comunale şi orăşeneşti) şi că, în semestrul al doilea, aceste biblioteci au primit doar câteva titluri din cele achiziţionate de Minsterul Culturii cu această destinaţie.

Situaţia este asemănătoare şi în ceea ce priveşte abonamentele, unde, în afară de revista Biblioteca şi cotidianul Viaţa Liberă, abonamentele la unele reviste culturale au ajuns la un număr mic de biblioteci, în special la cele mai mari, care fac parte din primele categorii.

Pregătirea de specialitate a personalului propriu, cât şi din celelalte biblioteci publice din judeţ, a constituit o constantă a preocupărilor noastre, dar n-am reuşit însă să articulăm programe deosebite în acest sens. La Biblioteca "V.A. Urechia" s-a insistat, chiar din primele zile ale anului, pe instruirea impusă de automatizarea activităţilor din secţiile de împrumut la domiciliu, activitate continuată în tot cursul anului, chiar dacă nu foarte sistematic. Pesonalul nou sau cu mai puţină experienţă, a fost instruit în mod individual sau în grupuri restrânse, cu prilejul abordării unor activităţi deosebite, cum ar fi cea de verificare gestionară sau după constatarea unor deficienţe repetate într-o anume activitate.

Pe plan central, în cadrul Centrului de Perfecţionare, au fost parcurse programele de iniţiere şi formare Bazele biblioteconomiei (convocarea I-a şi a II-a) de către opt bibliotecari comunali şi doi de la biblioteca noastră.

Pentru bunul mers al bibliotecilor publice din judeţ, în afara îndrumării şi verificării directe la unităţi, efectuate de metodist, s-au mai organizat o consfătuire şi patru schimburi de experienţă la care au participat peste 30 bibliotecari, precum şi reprezentanţi ai autorităţilor locale. La acelaşi capitol, al asistenţei metodice acordate biblotecilor din judeţ, trebuie să amintim că biblioteca s-a implicat şi în organizarea a cinci concursuri pentru ocuparea de posturi de bibliotecari. La capitolul concursuri, examinări, evaluări, menţionăm că 1998 a fost un an destul de aglomerat, mai ales în ultima parte, când s-au făcut evluările întregului personal din bibliotecă, urmare aplicării Legii 154/1998.

În cursul anului 1998 s-au recondiţionat prin legare 11.309 cărţi, activitate completată cu alte activităţi de acelaşi gen - legare periodice, confecţionare dosare etc. - astfel că cifra totală a unităţilor legate este de 12.626. Acestor operaţiuni, cu ponderea cea mai mare în activitatea atelierului, li se adaugă alte activităţi mai mărunte, dar nu lipsite de importanţă, cum ar fi cele de confecţionare casete, mape, caşeraj sau operaţiunile de tăiere a celor 30.000 permise cititori, permise concepute şi realizate în alt compartiment.

În relaţia secţiilor bibliotecii cu atelierul de legătorie s-a instituit o nouă manieră de lucru. Această nouă procedură permite o introducere operativă în circuitul public, a lucrărilor nou legate. Principala caracteristică a acestei noi proceduri constă în stabilirea unui număr mic de documente, drept normă, care să poată fi lucrat într-o săptămână. Avantajele constau în:

• reducerea timpului ocupat în cadrul opereaţiunilor de predare-primire;
• micşorarea spaţiilor ocupate de către documentele în curs de legare şi a celor în aşteptarea operaţiei de predare-primire;
• reducerea numărului de operaţii de manipulare a documentelor în diferitele faze;
• controlul eficient al folosirii timpului de muncă;
• posibilitatea de efectuare a evaluării calităţii operaţiilor specifice executate pe fiecare normă săptămânală în parte;
• reducerea considerabilă a erorilor prin desfăşurarea operaţiilor de predare-primire pe baza unui borderou obţinut din sistemul automatizat, sortat.

Trebuie să facem o menţiune despre creşterea dificultăţilor activităţii din cadrul atelierului de legătorie, dificultăţi determinate de numărul din ce în ce mai mare de cărţi deteriorate datorită numărului mai mare de utilizatori. La aceasta se adaugă un element de ordin tehnic, specific lucrărilor din ultimii ani care sunt realizate foarte slab din punct de vedere al legăturii şi tiparului, care fac ca unele documente să nu mai poată fi reparate. Acest fapt se datorează politicii economice de piaţă, conform căreia legătura documentelor nu este concepută pentru o utilizare intensivă, aşa cum se practică într-o bibliotecă publică.

Trebuie să recunoaştem că posibilităţile financiare reduse, numărul mic de personal şi necoordonarea satisfăcătoare a acestuia au creat o serie de deficienţe sub aspect administrativ-gospodăresc: curăţenia n-a fost asigurată pe măsura nevoilor, repararea sau înlocuirea unor piese de mobilier sau de la instalaţii s-a făcut cu întârziere, n-au putut fi înlocuite piese din inventarul moale - covoare, mochete, huse -, aparatura audio-vizuală din cadrul secţiei de profil n-a putut fi nici ea înlocuită, iar menţinerea în stare de funcţionare s-a făcut cu mare greutate datorită vechimii mari a acestor aparate, a ieşirii din fabricaţie şi a lipsei pieselor de schimb.

Imposibilitatea de a supraveghea numărul mare de utilizatori a dus la dese distrugeri sau sustrageri de piese de la instalaţiile sanitare, care au fost cu greu menţinute în stare de funcţionare, dat fiind faptul că reprezintă un element strict necesar în spaţiile cu acces pentru public şi nu este posibilă suspendarea lor din motive evidente.

În anul 1998 s-au efectuat şi câteva lucrări de mai mare valoare în ceea ce priveşte întreţinerea: s-a reparat majoritatea tâmplăriei; s-au făcut zugrăveli în unele încăperi degradate de intemperii; s-au efectut reparaţii la unele acoperişuri, fie la corpul principal al bibliotecii, fie la clădirile anexe; s-a realizat montarea contorului de apă rece; s-a continuat urmărirea comportării clădirilor din punct de vedere al tasării, prin citiri şi rapoarte periodice, efectuate de Proiect S.A.; au fost reparate şi înlocuite unele calorifere.

O parte din aceste lucrări vor trebui continuate în 1999, deoarece ele nu au fost finalizate: contorul de apă rece a fost montat, dar nu este pus încă în funcţiune din cauza necoordonării celor trei unităţi care concurau la această operaţie. De asemenea, trebuie efectuată recepţia lucrărilor de înlocuire a conductelor purtătoare de apă.

Pentru anul 1998 s-au asigurat 2.140.000 mii lei, din care 1.090.000 mii au fost cheltuieli de personal, 850.000 mii lei, cheltuieli materiale şi 200.000 mii lei, cheltuieli de capital.

Bugetul a fost executat în proporţie de 100%, dar nu s-a putut realiza tot ceea ce ar fi avut nevoie biblioteca: nu s-au putut achiziţiona suficiente documente de bibliotecă, deşi pentru această destinaţie s-au alocat 260.218 mii lei, ceea ce înseamnă că pentru fiecare locuitor al oraşului s-au cumpărat cărţi s-au alte documente de bibliotecă în valoare de 808 lei, ceea ce reprezintă chiar mai puţin decât a 20-a parte dintr-o carte sau că pentru peste 20 locuitori (exact 22,7) s-a achiziţionat o singură carte. Dacă avem în vedere că, tot din aceeaşi bani, s-au contractat şi abonamente la publicaţii periodice, suma de 808 devine mai mică cu 57 lei.

Nu s-au putut procura unele bunuri de inventar şi piese de schimb şi nu s-au putut face toate reparaţiile necesare clădirii, instalaţiilor, aparaturii şi utilajelor.

Contactele directe avute cu diverse edituri au avut ca rezultat achiziţionarea de documente de bibliotecă în condiţii avantajoase din punct de vedere financiar - suma obţinută din aceste relaţii fiind de 21.182 mii lei, bani cu care s-au putut achiziţiona alte lucrări.

Deşi o mare parte din persoanele de conducere, la nivelul instituţiei, deţin aceste responsabilităţi de puţin timp, nu s-au manifestat disfuncţionalităţi majore, dovada constituind-o rezultatele bune obţinute de bibliotecă în anul 1998. Se au în vedere atât cifrele de activitate, cât şi continuarea procesului de modernizare a activităţilor.

S-au realizat modificări succesive ale Regulamentului serviciilor pentru public, ca acesta să răspundă noilor condiţii în care se desfăşoară relaţia bibliotecă-utilizator. De asemenea, s-au realizat, printr-o bună organizare şi cooperare, la nivel uman sau între sectoare, condiţiile satisfăcătoare de lucru pentru toate compartimentele, chiar dacă nu la nivel optim, aşa cum s-a intenţionat.

Sfîrşitul anului a solicitat toţi şefii de compartimente în realizarea fişelor de post, conform cerinţelor noilor reglementări de încadrare şi evaluare a personalului.

Rezultatele activităţii bibliotecii noastre au fost apreciate de colegii noştri din ţară şi la nivelul asociaţiei profesionale, dovadă fiind numeroasele vizite de informare pe care le-am primit, precum şi de însărcinarea pe care au primit-o cei doi directori de a conduce comisiile de perfecţionare profesională şi de automatizare din cadrul Asociaţiei şi de a elabora proiecte pentru cele două domenii, cel de automatizare, de care răspunde D-l Dediu Liviu-Iulian, fiind în curs de realizare şi în 1999, iar cel referiritor la perfecţionare, de care a răspuns D-l Eugen Iordache, a constituit tema Conferinţei naţionale din toamna anului trecut, desfăşurată la Piatra-Neamţ.

Din punct de vedere al conducerii, ne reproşăm că nu am reuşit să efectuăm un sistem de evidenţă exactă şi operativă a modului de îndeplinire a tuturor sarcinilor trasate, conştiinţa şi autocontrolul fiecărui salariat fiind insuficiente. De asemenea, n-am reuşit să determinăm la toţi salariaţii, prezenţa unei responsabilităţi sporite care să-i implice în toate activităţile bibliotecii, precum şi în tratarea cu maximă atenţie a relaţiei bibliotecă-utilizator.

În ceea ce priveşte activitatea Consiliului de administraţie considerăm că, deşi principalele probleme au fost discutate şi aprobate aici, nu a avut un program propriu, riguros de lucru.

• - ofertă foarte mare, insistentă, agresivă chiar, de carte care determină crşterea dificultăţilor de selecţie a lucrărilor valoroase şi utile bibliotecii;
• - diversitatea crescută a lucrărilor sub aspectul conţinutului şi a formelor de realizare au creat dificultăţi în procesul de catalogare şi chiar de evidenţă;
• - fragilitatea cărţilor noi, slaba rezistenţă la circulaţie au creat şi crează probleme muncitorilor din cadrul atelierului de legătorie;
• - schimbarea rapidă a opţiunilor utilizatorilor nu este totdeauna însoţită de un răspuns adecvat din partea bibliotecii (domenii acoperite insuficient, titluri sau exemplare puţine);
• - numărul mare de utilizatori pe zi a îngreunat mult posibilităţile de supraveghere, ceea ce a permis deteriorarea, distrugerea sau sustragerea de documente de bibliotecă sau a altori bunuri;
• - extinderea automatizării şi informatizării pentru alte activităţi de bibliotecă, ne referim la circulaţia documentelor în secţiile de împrumut la domiciliu, a pus personalul secţiilor respective în faţa unor noi maniere de lucru - activitatea cu echipamentele de automatizare - pentru care nu exista practica şi deprinderile necesare;
• - compartimentul de automatizare, ca şi ceilalţi bibliotecari cu experienţă au realizat instruirea noului personal introdus în fluxul automatizat;
• - realizarea de noi produse determinate şi permise de nivelul de automatizare: etichete de cod de bare pentru cărţi, permise de cititor, plasticizate şi individualizate prin cod de bare, rapoarte statistice şi corespondenţă;
• - extinderea activităţii în sistem integrat a impus o mai bună cooperare între diferite compartimente, care să permită programului TINLIB să răspundă nevoilor bibliotecii noastre; această situaţie este determinată şi de caracterul de pionierat al bibliotecii noastre în introducerea unui program integrat de bibliotecă la nivelul bibliotecii publice.

Considerăm, la sfârşitul anului 1998, că am parcurs încă o etapă importantă în dezvoltarea Bibliotecii "V.A. Urechia", iar rezultatele şi desfăşurarea întregii activităţi, ne fac să conchidem că am ales formule viabile de dezvoltare, chiar dacă nu sunt comode şi în întregime vizibile pe moment.